Garantir que os pacientes compareçam às consultas agendadas é um dos desafios mais comuns em clínicas odontológicas. Muitos pacientes marcam a avaliação, mas acabam desistindo ou esquecendo o compromisso. Sua secretária tem um papel fundamental nesse processo, pois é ela quem estabelece o primeiro contato e reforça a importância da consulta.

Aqui estão os 3 pontos essenciais que sua secretária deve dominar para aumentar a taxa de comparecimento dos pacientes:

1. Criar urgência e valor na ligação

Quando sua secretária liga para marcar uma avaliação, o paciente precisa sentir que aquele compromisso é importante e que não pode ser adiado. Para isso, é essencial:

• Destacar os benefícios da consulta: Explicar que a avaliação é essencial para prevenir problemas futuros e garantir um sorriso saudável.
  
  
• Criar escassez de horários: Dizer que as vagas são limitadas e que o dentista tem poucas disponibilidades ajuda a reforçar o compromisso.
  
  
• Usar uma abordagem consultiva: Em vez de apenas perguntar “Qual dia você pode?”, sua secretária pode sugerir: “Temos um horário amanhã ou na sexta-feira. Qual fica melhor para você?” Isso dá a sensação de escolha e compromisso.

2. Confirmar a consulta de forma eficiente

Muitos pacientes esquecem do agendamento, por isso, a confirmação antecipada é essencial. Algumas boas práticas incluem:

• Ligar um dia antes para reforçar a consulta: Perguntar se o paciente já separou os documentos necessários ou se tem alguma dúvida também ajuda a engajá-lo.
  
  
• Enviar lembretes automáticos via WhatsApp ou SMS: Uma mensagem amigável pode ser suficiente para garantir que o paciente não esqueça.
  
  
• Confirmar emocionalmente o compromisso: Em vez de perguntar apenas “Você pode confirmar sua presença?”, sua secretária pode dizer: “O doutor reservou esse horário especialmente para você. Podemos contar com a sua presença?” Essa abordagem torna o compromisso mais pessoal.

3. Reduzir o número de faltas com antecipação de objeções

Muitas vezes, os pacientes faltam porque encontram desculpas ou dificuldades no dia da consulta. Sua secretária pode reduzir isso prevendo e resolvendo objeções antecipadamente:

• Objeção “Estou sem tempo”: Se o paciente disser que está com a agenda cheia, sua secretária pode dizer: “Entendo perfeitamente! A boa notícia é que a avaliação leva apenas 30 minutos e você já sai daqui com um plano de tratamento. Podemos encaixar um horário que seja mais conveniente para você.”
  
  
• Objeção “Estou sem dinheiro agora”: Para pacientes preocupados com custos, ela pode enfatizar que a avaliação é gratuita ou que o pagamento dos tratamentos pode ser facilitado.
  
  
• Objeção “Tenho medo de dentista”: Tranquilizar o paciente falando sobre a abordagem humanizada da clínica e o conforto durante o atendimento ajuda a reduzir essa barreira.

Conclusão

Sua secretária é uma peça-chave para garantir o sucesso da clínica, e dominar esses três pontos aumenta significativamente a taxa de comparecimento dos pacientes. Criar urgência, reforçar a confirmação e antecipar objeções são estratégias simples, mas extremamente eficazes. Implementando essas técnicas, a clínica pode reduzir faltas, melhorar a previsibilidade dos atendimentos e, consequentemente, aumentar os fechamentos de tratamentos